Quản lý kho Trading, kết nối bán hàng và kế toán bằng ERP

Tăng trưởng doanh số cho doanh nghiệp với hệ thống quản lý kho hàng thời gian thực. Khi khách hàng đặt mua sản phẩm qua website, người khác bấm thanh toán trên sàn thương mại điện tử, trong lúc đội ngũ bán hàng đang gấp rút làm báo giá cho khách hàng doanh nghiệp—tất cả mọi kênh đều đang lấy hàng từ cùng một kho. Câu hỏi quan trọng là: ai là người đầu tiên nhìn thấy số lượng hàng hóa sẵn sàng để bán thực tế một cách chính xác nhất?

Đây là thách thức cốt lõi của các doanh nghiệp kinh doanh thương mại (Trading) có nhiều kênh bán hàng. Sự phức tạp không đến từ việc mở cửa hàng trên Shopee, Lazada, website thương mại điện tử hay việc có đội ngũ bán hàng tại cửa hàng, mà vấn đề phát sinh từ việc mỗi kênh lưu trữ dữ liệu phân mảnh, khiến bộ phận hậu cần phải vất vả tổng hợp số liệu và đối soát tồn kho thủ công lặp đi lặp lại.

Bài viết bởi Đội ngũ chuyên gia — Tư vấn viên ERP, KONA Consulting

Chiến lược bán hàng Omnichannel thực thụ không chỉ nằm ở việc có đa dạng kênh bán

Phân phối sản phẩm lên nhiều nền tảng là bước khởi đầu tốt, nhưng việc làm sao để mọi kênh kết nối với cùng một cơ sở dữ liệu mới chính là chìa khóa thành công. Hãy xem xét quy trình làm việc thông thường: khi các đơn hàng từ Shopee, Lazada, website và đội ngũ bán hàng đổ về cùng lúc, những dữ liệu này phải được chuyển tiếp đến hệ thống kho bãi, vận chuyển, mua hàng và kế toán một cách liền mạch.

Nếu các phần việc trong hệ thống bị chia cắt độc lập, vấn đề thường gặp là nhân viên kinh doanh phải liên tục chạy đi kiểm tra tồn kho với bộ phận kho. Sản phẩm trên sàn thương mại điện tử đã được bán ra nhưng tồn kho ở các hệ thống khác vẫn chưa trừ, bộ phận mua hàng nhận ra quá muộn khi hàng sắp hết, và bộ phận kế toán mất thời gian kiểm tra tính chính xác từ nhiều loại chứng từ khác nhau.

Do đó, việc lựa chọn một phần mềm ERP hiệu quả không chỉ đơn thuần là phần mềm hậu cần thông thường, mà còn đóng vai trò là trung tâm thúc đẩy các giao dịch kinh doanh và liên kết dữ liệu của mọi phòng ban lại với nhau một cách liền mạch. Hãy để KONA Consulting đồng hành quản lý phần mềm, giúp bạn có thêm thời gian tập trung vào sự phát triển của doanh nghiệp.

Nâng cao hiệu suất đội ngũ bán hàng để phản hồi khách hàng ngay lập tức mà không cần mất thời gian kiểm tra kho

Đối với đội ngũ kinh doanh, tốc độ phản hồi khách hàng chính là lợi thế cạnh tranh trong kinh doanh. Trước khi xuất báo giá, nhân viên cần phải truy cập ngay lập tức vào các thông tin quan trọng sau:

1. Kiểm tra ngay lập tức trạng thái hàng tồn kho
2. Nắm rõ số lượng hàng hóa sẵn sàng để bán thực tế một cách chính xác
3. Kiểm tra chính xác trạng thái hàng hóa đang về
4. Đánh giá tự tin thời gian giao hàng (Lead Time)
5. Xác định danh mục hàng hóa cần mua thêm để đáp ứng nhu cầu

Khi dữ liệu kho hàng được liên kết với hệ thống quản lý bán hàng, đội ngũ kinh doanh từ KONA Consulting sẽ có thể chốt đơn hàng một cách tự tin dựa trên tập dữ liệu thời gian thực, mà không cần mất thời gian gọi điện hay nhắn tin hỏi lại bộ phận kho một cách vô ích. Tuy nhiên, tính chính xác của dữ liệu chỉ có thể đạt được khi có sự ghi nhận nhập kho, xuất kho và biến động tồn kho chính xác từ đội ngũ kho bãi. KONA Consulting sẵn sàng hỗ trợ thiết lập nền tảng ERP để mọi phòng ban phối hợp nhịp nhàng thành một thể thống nhất dưới một quy trình chuẩn hóa, thay vì mua phần mềm về dùng rời rạc.

Quản lý hàng sắp hết để phòng ngừa tình trạng thiếu hụt hàng hóa cùng KONA Consulting

Các chủ doanh nghiệp thương mại không nên chờ đến khi đội ngũ bán hàng thông báo hết sạch hàng trong kho thì mới bắt đầu tiến hành quy trình mua hàng. Hệ thống quản lý hàng tồn kho và hệ thống mua hàng phải được kết nối liền mạch để xác định điểm đặt hàng bổ sung một cách chính xác. Tại đây, KONA Consulting sẽ hỗ trợ ứng dụng tính năng Reordering Rules trong Odoo, kết hợp thiết lập hạn mức Min-Max cùng các quy tắc đặt hàng phù hợp với thời gian giao hàng (Lead Time), số lượng đặt hàng tối thiểu (MOQ), chu kỳ nhập khẩu hàng hóa và chính sách kho hàng đặc thù của doanh nghiệp bạn.

Do đó, bài toán quan trọng không chỉ là kiểm đếm số lượng tồn kho còn lại, mà là phân tích tốc độ bán hàng, thời gian chờ hàng lô mới, thời điểm thích hợp để đặt hàng và khối lượng đặt hàng tối ưu nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Phân tích chính xác giá vốn hàng nhập khẩu để đạt được lợi nhuận thực tế cùng KONA Consulting

Đối với ngành kinh doanh nhập khẩu, mức giá trên đơn đặt hàng (Purchase Order) chỉ là một trong số các thành phần của tổng giá vốn. Bởi vì trong mỗi chu kỳ nhập hàng còn bao gồm các chi phí ẩn khác, chẳng hạn như:

1. Cước phí vận chuyển đường biển hoặc đường hàng không (Freight)
2. Phí dịch vụ vận chuyển và logistics (Shipping)
3. Bảo hiểm hàng hóa (Insurance)
4. Thuế nhập khẩu (Customs Duty)
5. Thuế giá trị gia tăng hoặc các khoản phí liên quan từ cơ quan nhà nước

KONA Consulting sẽ hỗ trợ quý doanh nghiệp áp dụng tính năng Landed Costs (Chi phí nhập khẩu/chi phí thu mua) trong Odoo để tập hợp các khoản chi phí phát sinh này vào việc định giá hàng tồn kho một cách có hệ thống, đồng thời thiết lập phương pháp phân bổ và tiêu chuẩn chi phí sao cho phù hợp với chính sách kế toán cũng như quy trình làm việc thực tế của tổ chức. Đối với các doanh nghiệp thương mại, bước này đóng vai trò vô cùng quan trọng; bởi vì nếu chỉ sử dụng giá mua ban đầu làm giá vốn hàng bán, lợi nhuận gộp mà nhà quản lý nhìn thấy có thể sẽ không phản ánh đúng chi phí thực tế của việc nhập khẩu.

Quản lý Nhà cung cấp nước ngoài làm tăng tầm quan trọng của Dữ liệu gốc (Master Data)

Khi doanh nghiệp của bạn phải giao dịch với cả nhà sản xuất trong nước và nước ngoài, một hệ thống hậu cần (back-end) tối ưu từ KONA Consulting sẽ giúp việc quản lý dữ liệu có độ chính xác cao hơn so với việc ghi chép tên đối tác thông thường. Các thành phần quan trọng của dữ liệu gốc mà bạn nên thiết lập hệ thống một cách chặt chẽ bao gồm:

1. Thông tin Vendor (Nhà cung cấp)
2. Currency (Tiền tệ)
3. Exchange Rate (Tỷ giá hối đoái)
4. Purchase History (Lịch sử mua hàng)
5. Lead Time (Thời gian giao hàng)
6. Điều kiện mua hàng
7. Các tài liệu liên quan

Việc sở hữu Dữ liệu gốc (Master Data) chất lượng giúp đội ngũ thu mua làm việc nhanh chóng hơn, không mất thời gian tìm kiếm thông tin trùng lặp, đồng thời hỗ trợ chuyển giao dữ liệu giao dịch sang hệ thống Kho và hệ thống Kế toán một cách liền mạch, giúp bạn hoàn toàn yên tâm về tính chính xác của từng đồng số liệu.

Quản lý Phụ tùng (Spare Parts) và dịch vụ Hậu mãi (After-sales) trong hệ thống Kho

Đối với các doanh nghiệp phân phối sản phẩm có chứa các bộ phận cấu thành hoặc các mặt hàng thời trang và nội thất, quy trình bán hàng không chỉ kết thúc ở việc giao sản phẩm chính cho khách hàng, mà còn bao gồm danh mục phụ tùng, phụ kiện, linh kiện thay thế hoặc hàng hóa phục vụ cho việc bảo hành đổi trả. Nếu bạn không đưa các Phụ tùng (Spare Parts) này vào quản lý chung với hệ thống Quản lý Hàng tồn kho (Inventory) truyền thống, doanh nghiệp có thể kiểm soát được lượng hàng tồn kho chính, nhưng sẽ hoàn toàn mù mờ về việc liệu có đủ linh kiện để chăm sóc khách hàng trong dài hạn hay không.

Tích hợp dữ liệu để kết nối thực sự, thay vì chỉ liên kết giao diện menu

Việc triển khai hệ thống Odoo ERP hiệu quả không nhằm mục đích ép tất cả mọi người sử dụng phần mềm có giao diện giống hệt nhau, mà cốt lõi là làm sao để dòng dữ liệu từ mọi khâu được lưu thông mượt mà và có thể khai thác, phát triển tiếp ngay lập tức. Ví dụ về một quy trình làm việc trơn tru dành cho doanh nghiệp mua đi bán lại (Công ty Thương mại) bắt đầu từ: Nhu cầu của khách hàng (Channel / Customer Demand) → Bán hàng và Báo giá (Sales / Quotation) → Kiểm tra tình trạng sẵn có của hàng tồn kho (Inventory Availability) → Giao hàng (Delivery) → Bổ sung hàng và Đặt hàng (Replenishment / Purchase) → Chi phí nhà cung cấp và Nhập khẩu (Vendor / Import Cost) → Chuyển vào hệ thống kế toán (Accounting).

Nhờ có hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp tối ưu, đội ngũ bán hàng sẽ không phải tạo mới dữ liệu tồn kho, đội ngũ kho vận không cần nhập lại đơn hàng thủ công, đội ngũ thu mua loại bỏ được tình trạng phải đoán mò nhu cầu của bộ phận kinh doanh, và đội ngũ kế toán không còn mất thời gian trích xuất dữ liệu cũ để nhập lại bằng tay nữa. Đây chính là giá trị thực sự của việc thiết kế Luồng kinh doanh (Business Flow) kết nối nhịp nhàng mọi phòng ban lại với nhau, giúp chủ doanh nghiệp có thể buông tay khỏi việc quản lý hệ thống hậu cần để toàn tâm toàn ý tập trung vào việc gia tăng doanh số.

Kết nối hệ thống cửa hàng trực tuyến Shopee, Lazada và Website như thế nào để đạt hiệu quả tối ưu?

Khi triển khai hệ thống Odoo ERP, chúng ta cần phân biệt rõ ràng giữa các tính năng chuẩn của hệ thống với việc tích hợp dữ liệu mà doanh nghiệp thực sự cần. Mặc dù doanh nghiệp của bạn có thể có nhu cầu trích xuất đơn hàng và dữ liệu tồn kho từ Shopee, Lazada và các trang thương mại điện tử để đồng bộ tự động vào Odoo, nhưng hình thức kết nối cần phải được kiểm tra kỹ lưỡng dựa trên loại nền tảng, hệ thống API, các trình kết nối (Connector) và quy trình làm việc thực tế trước khi bắt tay vào thiết kế hệ thống.

Vì vậy, KONA Consulting không khuyến nghị bắt đầu dự án với câu hỏi “Đã có sẵn module này chưa”, mà nên bắt đầu bằng các câu hỏi mang tính chiến lược: Dữ liệu của từng bộ phận được tạo ra từ hệ thống nào? Hệ thống nào nên là cơ sở dữ liệu chính (Master Data)? Hướng đi của dòng dữ liệu ra sao? Khung thời gian nào cần đồng bộ dữ liệu? Và nếu xảy ra trường hợp dữ liệu không khớp, ai sẽ là người có thẩm quyền quyết định? Khi cấu trúc luồng dữ liệu (Data Flow) đã rõ ràng, việc lựa chọn giữa sử dụng tính năng chuẩn (Standard), cấu hình hệ thống (Configuration), tích hợp hệ thống (Integration) hay phát triển chương trình chuyên biệt (Custom Development) mới có thể diễn ra một cách chính xác.

Có một hệ thống duy nhất không có nghĩa là phải gộp tất cả phần mềm vào một nơi

Đối với các doanh nghiệp thương mại có nhiều kênh bán hàng, việc sử dụng kết hợp nhiều phần mềm khác nhau là điều hoàn toàn khả thi. Điều quan trọng là mọi hệ thống phải có vai trò, chức năng rõ ràng và không tạo ra các tập dữ liệu trùng lặp một cách không cần thiết. Do đó, một hệ thống ERP hiệu quả nên giúp ban lãnh đạo nhìn thấy bức tranh tổng quan và mối liên kết từ: Doanh thu → Tình trạng kho hàng → Mua sắm → Giá vốn hàng bán → Cho đến hệ thống kế toán, trong đó mọi mục dữ liệu đều có thể truy xuất ngược về giao dịch gốc một cách minh bạch.

Cuối cùng, bài toán thành công không được đo lường bằng việc Odoo có bao nhiêu tính năng, mà được đo bằng cách chúng ta thiết kế việc kết nối dữ liệu từ nhiều kênh và nhiều phòng ban khác nhau để chúng hoạt động cùng nhau như thế nào mà không tạo thêm gánh nặng cho nhân viên. Đây là lý do quan trọng tại sao việc triển khai ERP phải bắt đầu từ việc phân tích và thiết kế Business Workflow thật chỉn chu trước khi chọn module. Hãy để KONA Consulting trở thành đối tác giúp bạn gạt bỏ mọi lo lắng về việc quản lý phần mềm và đưa doanh nghiệp tiến bước một cách vững chắc.

KONA Consulting sẵn sàng tư vấn, thiết kế và phát triển Odoo ERP dựa trên quy trình làm việc thực tế (Workflow) của doanh nghiệp bạn, đồng thời hỗ trợ kết nối toàn diện với các hệ thống khác trong trường hợp quy trình kinh doanh không chỉ giới hạn trong một hệ thống phần mềm ERP duy nhất. Điều này giúp đảm bảo rằng tổ chức của bạn sẽ nhận được giải pháp phù hợp và tạo ra lợi nhuận bền vững.